Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través del sitio web https://kiocone.co, formularios de contacto, campañas de captación comercial y demás canales corporativos es:

• Razón Social: KIOCONE SERVICIOS DE TECNOLOGIA S.A.S.
• Nombre Comercial: KIOCONE
• Número de Identificación Tributaria (NIT): 902104352-7
• Domicilio y Ciudad: Cartagena de Indias, República de Colombia
• Dirección / Sede de correspondencia: Cartagena de Indias, Colombia (Operación remota con alcance nacional e internacional; recepción de notificaciones físicas previa coordinación vía gerencia@kiocone.co)
• Canales de atención corporativa: gerencia@kiocone.co | comercial@kiocone.co (Lunes a Viernes, 8:00 AM - 6:00 PM GMT-5; llamadas y sesiones técnicas previa concertación)
• Registro Mercantil: Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.) registrada en la Cámara de Comercio de Cartagena, Colombia
• Representación Legal / Gerencia: Roland Cruz (Fundador y Gerencia)
• Correo electrónico para asuntos de privacidad y Habeas Data: gerencia@kiocone.co
• Portal institucional: https://kiocone.co

2. Marco Legal y Ámbito de Aplicación

Esta política se rige en su integridad por el régimen general de protección de datos personales de la República de Colombia, en especial por:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho fundamental al Habeas Data y a la autodeterminación informativa.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), compilatorio de las normas reglamentarias del sector comercio, industria y turismo.
• Instrucciones y principios fijados por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) (legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad).

Aplica a todos los titulares cuyos datos personales sean tratados por Kiocone en territorio colombiano o cuando la legislación colombiana resulte exigible en virtud de normas aplicables o acuerdos comerciales.

3. Datos Personales Objeto de Tratamiento

En el desarrollo de sus actividades comerciales, contractuales y técnicas, Kiocone podrá recolectar y almacenar las siguientes categorías de datos:

3.1. Datos de contacto y profesionales suministrados voluntariamente:

• Nombres y apellidos.
• Empresa u organización a la que representa o en la que labora.
• Cargo, área o rol dentro de la empresa.
• Dirección de correo electrónico corporativo o personal.
• Número telefónico y/o número celular de contacto.
• Información y descripción técnica incluida en solicitudes de cotización o requerimientos comerciales.

3.2. Información técnica y de navegación web:

• Dirección de Protocolo de Internet (IP).
• Tipo y versión de navegador web.
• Sistema operativo y características del dispositivo de acceso.
• Páginas visitadas, marcas de tiempo (fecha y hora) y URL de referencia.
• Información técnica generada por cookies y herramientas de medición de rendimiento cuando sean expresamente autorizadas por el usuario.

* Nota de transparencia: Kiocone no recolecta ni trata deliberadamente datos personales de naturaleza sensible (origen racial, convicciones religiosas, opiniones políticas, datos biométricos, etc.) a través de sus formularios comerciales. Kiocone podrá utilizar en el futuro herramientas de analítica o píxeles publicitarios condicionados a su configuración en el panel de cookies.

4. Finalidades Legítimas del Tratamiento

Los datos personales recolectados por Kiocone son tratados para finalidades legítimas y proporcionales, entre las que se encuentran:

1. Gestión de solicitudes y consultas: Atender y dar respuesta oportuna a consultas técnicas, requerimientos de cotización y mensajes enviados mediante nuestros formularios o canales de comunicación.
2. Estructuración de propuestas comerciales: Evaluar las necesidades de los prospectos para estructurar ofertas de servicios de software a medida, integración de sistemas, modernización, cloud o automatización.
3. Ejecución y seguimiento contractual: Formalizar, desarrollar y ejecutar relaciones comerciales o contratos de prestación de servicios de tecnología, órdenes de compra y acuerdos de nivel de servicio.
4. Soporte técnico y continuidad operativa: Brindar soporte, mantenimiento y asistencia en los servicios y plataformas contratadas.
5. Comunicaciones comerciales autorizadas: Remitir información, boletines o invitaciones a eventos relacionados con los servicios de Kiocone, siempre que medie consentimiento del titular o exista habilitación legal.
6. Seguridad y prevención de riesgos: Proteger la integridad del sitio web, prevenir incidentes de seguridad, accesos no autorizados y fraude informático.
7. Analítica y mejora del servicio: Analizar de manera agregada la usabilidad y navegación en el sitio para optimizar su contenido e infraestructura.
8. Cumplimiento de obligaciones legales: Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas colombianas competentes y conservar registros contables y fiscales exigidos por la ley.

5. Datos Provenientes de Plataformas Externas y Campañas

Kiocone podrá recibir datos de contacto comercial provenientes de plataformas externas utilizadas voluntariamente por los titulares, tales como:

• LinkedIn y LinkedIn Lead Gen Forms: Formularios comerciales completados directamente por el usuario en la red profesional.
• Meta (Facebook / Instagram): Formularios de clientes potenciales o interacciones publicitarias directas.
• Plataformas de reuniones virtuales: Registro voluntario para sesiones de descubrimiento técnico comercial.
• Correo electrónico directo y redes sociales profesionales.

El tratamiento posterior que realice Kiocone sobre estos datos se encuentra estrictamente sujeto a la presente Política, a los consentimientos otorgados en dichas plataformas y a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

6. Derechos del Titular de la Información (Habeas Data)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted, como titular de los datos personales, cuenta con los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Kiocone en su condición de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, salvo cuando la ley exceptúe expresamente dicho requisito.
• Ser informado por Kiocone, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista una obligación legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por presuntas infracciones a lo dispuesto en la legislación aplicable, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante Kiocone.

7. Canal y Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Para ejercer cualquiera de sus derechos de consulta, actualización, rectificación o supresión, el titular o sus causahabientes podrán dirigir su comunicación al canal oficial:

Tiempos de Respuesta Legales:

• Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla en dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento indicando los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
• Reclamos (corrección, supresión o revocatoria): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin subsanar, se entenderá desistido. Si la atención no fuere posible en 15 días, se informará con prórroga máxima de ocho (8) días hábiles adicionales.

8. Medidas de Seguridad de la Información

Kiocone adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables y proporcionales destinadas a proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Estas medidas incluyen protocolos de comunicación cifrada mediante HTTPS/TLS, control de acceso restringido por roles, almacenamiento en entornos seguros de nube y prácticas de ingeniería basadas en principios de seguridad por diseño.

Ninguna transmisión de datos por Internet o sistema de almacenamiento digital puede considerarse infalible o con garantía de seguridad absoluta; no obstante, Kiocone mantiene un compromiso continuo de diligencia técnica para mitigar cualquier riesgo o vulnerabilidad.

9. Encargados del Tratamiento y Proveedores Tecnológicos

Para la adecuada prestación de sus servicios y la administración de sus plataformas, Kiocone se apoya en proveedores tecnológicos de primer nivel que pueden actuar en calidad de Encargados del Tratamiento bajo instrucciones de Kiocone. Entre las categorías de proveedores se incluyen:

• Proveedores de infraestructura Cloud y alojamiento web (hosting).
• Servicios de correo electrónico corporativo y colaboración tecnológica.
• Herramientas de gestión de relaciones comerciales (CRM) y formularios digitales.
• Herramientas técnicas de analítica y medición de rendimiento (sujetas a su configuración de cookies).

Kiocone exige a sus encargados el mantenimiento de estándares de seguridad y confidencialidad adecuados conforme al Decreto 1074 de 2015.

10. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

Kiocone podrá transferir o transmitir información a servidores o proveedores de infraestructura tecnológica ubicados fuera del territorio de la República de Colombia (tales como servidores en Estados Unidos o la Unión Europea de proveedores globales de nube).

En tales casos, Kiocone verificará que los países receptores cuenten con niveles adecuados de protección conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio o, en su defecto, suscribirá los acuerdos de transmisión de datos o cláusulas contractuales estándar que aseguren la confidencialidad y el debido tratamiento de la información.

11. Período de Conservación y Supresión de Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política, mientras subsista una relación comercial, contractual o precontractual, o durante los términos legalmente exigidos por las normas contables, fiscales y mercantiles colombianas.

Una vez agotadas las finalidades o extinguido el deber legal de conservación, los datos serán eliminados, suprimidos o anonimizados de manera segura.

12. Tratamiento de Datos de Menores de Edad

Los servicios ofrecidos por Kiocone Servicios de Tecnología S.A.S. están orientados exclusivamente al ámbito corporativo y empresarial (B2B). En consecuencia, Kiocone no recopila deliberadamente información personal correspondiente a niños, niñas o adolescentes menores de edad a través de sus formularios comerciales.

En caso de detectarse el suministro involuntario de datos de un menor sin la debida autorización de sus representantes legales, dicha información será eliminada a la mayor brevedad de nuestros sistemas.

13. Modificaciones y Vigencia de la Política

Kiocone se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios legislativos, jurisprudenciales, directrices de la SIC o evoluciones técnicas en nuestros servicios.

Toda actualización será publicada en esta misma dirección web indicando la fecha de última versión. El uso continuo del sitio o el envío de información con posterioridad a la publicación constituye conocimiento de la política actualizada.

Fecha de entrada en vigor y publicación: 16 de septiembre de 2026.